ATAKAMA - system kancelaryjny

Nowoczesne narzędzie do obsługi procesów kancelaryjnych
Nowoczesne organizacje komunikują się ze światem zewnętrznym wieloma kanałami. Podczas gdy głównymi kanałami wymiany informacji od dawna stały się kanały elektroniczne, w obszarze komunikacji opartej o dokumenty papierowe oraz znaczną część korespondencji email, krytycznym obszarem staje się kancelaria.

Tym co stanowi coraz większe wyzwanie dla współczesnych przedsiębiorstw jest presja regulacyjna, wymuszająca coraz krótsze czasy reakcji na dokumenty pochodzące ze świata zewnętrznego: reklamacje, pisma urzędowe, sądowe czy komornicze. Rosnąca świadomość konsumentów oraz rozwój rynku podmiotów specjalizujących się w obsłudze roszczeń wobec firm sprawia, że pomimo postępującej digitalizacji i automatyzacji pojawia się konieczność zwiększania zatrudnienia nowych pracowników, co wiąże się z dodatkowymi kosztami.

Bardzo ważnym elementem więc jest wybór odpowiedniego systemu pozwalającego na optymalizację procesów zachodzących w kancelarii tak, aby spełniał on swoją rolę w sposób skuteczny i efektywny.

Rozwiązanie

W odpowiedzi na zapotrzebowanie rynku oraz zapytania Klientów, BMS oferuje nowoczesne rozwiązanie do obsługi procesów kancelaryjnych oparte na założeniu wysokiej automatyzacji procesu rozpoznawania i klasyfikacji korespondencji, a także na wysokim stopniu integracji z procesami biznesowymi i systemami dziedzinowymi.

Głównym celem wdrożenia systemu jest eliminacja ręcznej obsługi czynności związanych z tradycyjnym, papierowym obiegiem pism oraz maksymalne usprawnienie procesów związanych z obsługą korespondencji oraz łatwy i szybki dostęp do zgromadzonych, zdigitalizowanych dokumentów, które dotychczas miały postać tradycyjną oraz tym samym dostęp do informacji zawartej w dokumencie.

Funkcjonalności

  • Obsługa korespondencji wychodzącej i przychodzącej, m.in przyjmowanie, rejestrowanie, kontrolowanie przepływu dokumentów i sterowanie ich statusem, przypisywanie do odpowiednich odbiorców oraz przekazywanie fizyczne/elektroniczne.
  • Wsparcie procesu archiwizowania poprzez możliwość ręcznego wskazania kartonu
  • Znakowanie wszystkich przesyłek kodem kreskowym (barcode)
  • Pozyskiwanie danych z dokumentów poprzez przetwarzanie ich za pomocą technik OCR
  • Przechowywanie dokumentów w postaci źródłowej w repozytorium plików (integracja z ECM)
  • Prowadzenie dziennika korespondencji wychodzącej (książki nadawczej)
  • Integracja z przewoźnikami w zakresie nadawania korespondencji (Poczta Polska)
  • Wyszukanie przesyłek po zadanych atrybutach, również za pomocą barcodu
  • Rejestrowanie zwrotów przesyłek wysłanych przez bank
  • Rejestrowanie zwrotnych potwierdzeń odbioru
  • Moduł administracyjny 
  • Moduł raportowy
  • budowa modułowa umożliwiająca wdrażanie etapowe
  • polskojęzyczny interfejs użytkownika
  • otwartość na zmiany
  • wysoki poziom automatyzacji
  • łatwość integracji
Korzyści