Błędy w zarządzaniu obiegiem dokumentów – sprawdź, czy nie popełnia ich Twoja firma

Zgubiona umowa, na którą czeka nasz kontrahent. Nieopłacona faktura, której (co gorsza!) w żaden sposób nie możemy odnaleźć. Pismo urzędowe, które przez przypadek wylądowało w niszczarce. Brzmi znajomo? Niezależnie od skali biznesu i branży, w której działa nasze przedsiębiorstwo, zarządzanie dokumentami może być jednym z poważniejszych wyzwań w codziennej pracy organizacji. Oto cztery błędy w zarządzaniu obiegiem dokumentów, które mogą negatywnie wpływać na pracę całej firmy.

1. Firma nie ma systemu indeksowania i organizacji dokumentów

Brak zorganizowanego systemu gromadzenia i przechowywania dokumentów fizycznych jest błędem często popełnianym przez wiele organizacji. W rezultacie zespół, zamiast zajmować się istotnymi zadaniami, marnuje cenny czas starając się odnaleźć kluczowe pisma, umowy czy faktury. Prowadzi to do frustracji i spadku efektywności operacyjnej pracowników. Co więcej, brak odpowiedniego rozwiązania tego typu nie tylko utrudnia, ale czasem wręcz uniemożliwia odnalezienie ważnych pism, co może prowadzić do nieprzyjemnych konsekwencji biznesowych, prawnych i urzędowych. Sprawy nie ułatwia presja regulacyjna, wymuszająca coraz krótszy czas reakcji na reklamacje, pisma urzędowe, sądowe, komornicze i inne dokumenty. Wchodzący niebawem w życie – bo już 1 stycznia 2025 roku – obowiązek stosowania e-Doręczeń może skomplikować sytuację jeszcze bardziej. Będzie to kolejny kanał, jakim ważna dla funkcjonowania organizacji korespondencja będzie do niej docierała.

2. Poleganie na wewnętrznym systemie zarządzania obiegiem dokumentacji

Niezależnie od tego, czy mówimy o pliku Excel w chmurze, ręcznej rejestracji przesyłek i dokumentów, czy notatnikach i kalendarzach swoich pracowników, są to najmniej efektywne metody, na których może polegać firma w zakresie zarządzania korespondencją i dokumentami. Ponadto,są to również mało bezpieczne sposoby zarządzania dokumentacją, który naraża naszą organizację na ryzyko zaburzeń ciągłości działania czy utraty lub wycieku wrażliwych danych, a co za tym idzie – na konsekwencje prawne, finansowe i potencjalną utratę reputacji na rynku.

Nawet jeśli nasza organizacja stworzyła własny, autorski system IT, może on niewystarczająco dobrze rozpoznawać dokumenty i być dla pracowników frustrujący ze względu na braki technologiczne, które odbijają się na ich produktywności.

3. Brak digitalizacji dokumentów papierowych

Zdarza się, żę w organizacji albo nie ma systemu digitalizującego dokumenty, albo firma polega na dwóch oddzielnych rozwiązaniach: tym, które digitalizuje dokumenty papierowe, oraz na systemie zarządzającym obiegiem dokumentów elektronicznych. 

W przypadku braku rozwiązania digitalizującego dokumenty, może się zdarzyć, że prędzej czy później ważne umowy czy pisma urzędowe będą ginąć, albo okażą się trudniejsze do odnalezienia niż dokumenty elektroniczne. Bywa, że dokumenty papierowe przypadkowo zostają zniszczone. 

Z kolei posiadanie dwóch oddzielnych rozwiązań to gotowa recepta na chaos organizacyjny i opóźnienia w realizacji zobowiązań czy celów biznesowych firmy, spowodowane np. rozbieżnościami między dokumentami w obu systemach.

4. Brak zasad przechowywania dokumentów

Brak zasad przechowywania dokumentów może prowadzić do pomieszania dokumentacji o priorytetowym znaczeniu z tą wymagającą utylizacji. Firma musi posiadać zatem schemat utrzymywania (retencji) i niszczenia dokumentów, który będzie zgodny z wytycznymi prawnymi (np. z wymogami RODO) i biznesowymi, a także co bardzo ważne – będzie spójny we wszystkich działach przedsiębiorstwa. Dzięki temu pracownicy nie będą zastanawiać się, co zrobić z danym pismem (np. czy można je już zniszczyć, czy należy je jeszcze przechowywać i jeśli tak, to gdzie?), a system wesprze ich w wykonywaniu codziennych obowiązków. 

Dodatkowo, negatywny wpływ na procesy obiegu i dostępu do dokumentów może mieć praca zdalna lub hybrydowa wielu pracowników, a nawet liczne podróże służbowe, np.handlowców. W rezultacie mogą powstawać niepotrzebne opóźnienia i zaległości w obiegu dokumentacji. 

Jak temu zaradzić?

W czasach, kiedy lawinowo rośnie ilość informacji, jakie musi przetworzyć biznes, strategicznym wsparciem dla pracy administracyjnej przedsiębiorstwa jest nawiązanie współpracy z profesjonalnym dostawcą usług zarządzania obiegiem dokumentów lub wdrożenie narzędzia wspierającego wewnętrzne procesy zarządzania dokumentami.

W ten sposób organizacja otrzymuje gwarancję:

• minimalizacji ręcznej obsługi czynności związanych z tradycyjnym, papierowym obiegiem pism,
• usprawnienia procesu wejścia i wyjścia dokumentów z organizacji oraz automatycznego rozpoznania treści dokumentów i ekstrakcji z nich danych za pomocą technik OCR,
• zwiększenia efektywności pracy zespołu dzięki dostępowi do raportów, które udostępniają statystyki przetwarzanych dokumentów i umożliwiają, wykrycie spiętrzenia spraw czy zagrożenia dla terminowości,
• bezpieczeństwa wszystkich przechowywanych informacji.

BMS poda Twojej firmie pomocną dłoń

BMS od 20 lat wspiera instytucje finansowe i przedsiębiorstwa w digitalizowaniu procesów obiegu dokumentacji, a tym samym uzyskiwaniu większej efektywności pracy i lepszych rezultatów biznesowych. 

Przeczytaj więcej o naszym autorskim rozwiązaniu do elektronicznego obiegu dokumentacji: www.symesto.com