Administrowanie firmą nie musi być męczące

Te wskazówki pomogą Ci sprawniej zarządzać przedsiębiorstwem

Bez względu na to, jaką branżę reprezentuje dana firma, administracja to integralna część prowadzenia działalności gospodarczej (i przez wielu przedsiębiorców najmniej lubiana). Jak usprawnić codzienną działalność przedsiębiorstwa i uwolnić czas pracowników, aby mogli zająć się kluczowymi zadaniami? Poniżej przedstawiamy wskazówki, za które Twój biznes będzie bardzo wdzięczny.

Spójrzmy prawdzie w oczy, nikt (lub prawie nikt) nie założył firmy z miłości do działań administracyjnych. Tak czy inaczej, strategia, jaką przedsiębiorstwo przyjmie w stosunku do administracji, może wpłynąć, negatywnie lub pozytywnie, na wyniki biznesowe organizacji i ogólny komfort pracy zespołu. Na co więc zwrócić uwagę, porządkując zarządzanie firmą?

Należy zadbać o właściwą organizację zarządzania dokumentami

Wprowadzenie właściwego systemu zarządzania dokumentami to strategiczny element porządkowania działalności firmy. Bez określenia czytelnych zasad procesowania korespondencji, narażamy się na organizacyjny i kadrowy chaos – dokumenty giną, pracownicy frustrują się i nikt z zespołu nie bierze odpowiedzialności za pomyłki i zguby. Najbardziej oczywistym i najprostszym narzędziem jest indeksacja dokumentów w arkuszu kalkulacyjnym udostępnionym np. w chmurze. Takie rozwiązanie najlepiej przyjmie się jednak w mikroorganizacji, choć i jej nie ustrzeże przed potencjalnymi błędami. 

Warto zdecydować się na automatyzację…

Najlepszym rozwiązaniem jest wdrożenie systemu informatycznego przeznaczonego do zarządzania firmowymi dokumentami i korespondencją. Zanim jednak organizacja zdecyduje się wybór konkretnego narzędzia, warto upewnić się, że będzie ono tak samo efektywne w odniesieniu do procesowania zarówno dokumentów papierowych, jak i cyfrowych.

Oczywiście, dział IT może pokusić się o stworzenie własnego, autorskiego systemu. Może on jednak niewystarczająco dobrze rozpoznawać dokumenty i posiadać braki technologiczne, które negatywnie odbiją się na procesie zarządzania dokumentacją. Ponadto, jest to relatywnie najmniej bezpieczny sposób administrowania dokumentami!

… wybierając sprawdzone rozwiązania

Decydując się na nawiązanie współpracy z dostawcą wyspecjalizowanym w usługach zarządzania dokumentami, mamy szansę na realne usprawnienia procesu wejścia i wyjścia dokumentów z organizacji. Najnowocześniejsze systemy dostępne na rynku bazują na sztucznej inteligencji i potrafią automatycznie rozpoznawać treść pism i wyodrębniać z nich dane za pomocą technik OCR. Gwarantują też odpowiednie bezpieczeństwo wszystkich przechowywanych informacji.

 Rezultat? Zwiększenie efektywności pracy zespołu dzięki dostępowi do raportów, które prezentują statystyki przetwarzanych dokumentów i umożliwiają wykrycie spiętrzenia spraw czy zagrożenia dla terminowości.

Nie wolno zapominać o fakturach

Działaniem, które wyniesie zarządzanie dokumentacją na wyższy poziom, jest wdrożenie rozwiązania automatyzującego procesowanie faktur. Nowoczesne oprogramowanie tego typu również działa w oparciu o sztuczną inteligencję, co pozwala na szybkie wprowadzenie faktury do systemu i bieżące śledzenie statusu dokumentu. Korzyści sięgają jednak znacznie dalej, poza sprawny obieg dokumentów i dopełnianie terminowości płatności. Dzięki takiemu rozwiązaniu przedsiębiorstwo zyskuje pełną kontrolę nad procesem akceptacji kosztów i ich przypisywaniu do właściwych centrów kosztów, projektów i jednostek organizacyjnych.  

Warto wdrożyć podpis elektroniczny

Zalety digitalizacji zarządzania dokumentami i fakturami, poza oczywistym uporządkowaniem tych procesów, to minimalizacja pracy manualnej i przyspieszenie działań administracyjnych. W czasach post-COVID wiele osób nadal pracuje w modelu home-office lub w trybie hybrydowym. Zdalnie pracują np. handlowcy, pracownicy firm budowlanych, czy szkoleniowcy. Zatem, wdrażając oprogramowanie, które pomoże zarządzić przepływem dokumentów bez konieczności fizycznej obecności pracownika w siedzibie firmy, znacznie polepsza się przepływ informacji i procesowanie niecierpiących zwłoki dokumentów. Co jednak w sytuacji, kiedy dane pismo, umowa czy faktura wymaga złożenia podpisu konkretnej osoby?

W tej sytuacji z pomocą przychodzi kwalifikowany podpis elektroniczny, który jest równoważny podpisowi własnoręcznemu, dzięki czemu może być wykorzystywany do nadawania mocy prawnej, np. umowom handlowym czy umowom o pracę. Dobrze wybrany system pozwoli podpisywać dokumenty zarówno upoważnionym pracownikom firmy, jak i jej klientom, bez wysyłania ich mailem, co przyspiesza procesy podpisywania kontraktów.

Dla kogo automatyzacja?

Wdrożenie nowoczesnych i intuicyjnych rozwiązań informatycznych, które automatyzują i przyspieszają żmudne, ale niezbędne czynności administracyjne, bez wątpienia wynoszą zarządzanie firmą na inny poziom. Takie narzędzia sprawdzają się w większości firm – bez względu na skalę ich działania. 

BMS wspiera organizacje w automatyzacji czynności administracyjnych. Nasze bogate, wieloletnie doświadczenie w projektowaniu oprogramowania dla sektora finansowego pozwala nam wychodzić naprzeciw potrzebom i oczekiwaniom instytucji finansowych oraz organizacji z innych sektorów. Oferujemy szereg gotowych produktów szybkich do wdrożenia oraz jednocześnie łatwych do dostosowania do wymogów każdej organizacji.