Od papieru do pikseli – paperless – klucz do efektywności w nowoczesnej organizacji

W dobie postępującej cyfryzacji rośnie popularność koncepcji paperless, czyli funkcjonowania organizacji bez dokumentacji w formie papierowej. Trend jest coraz wyraźniejszy zarówno w biznesie, jak i w sektorze publicznym. Taki model działania przynosi wiele korzyści: ekologiczne, ekonomiczne, operacyjne, a także wizerunkowe. Poniżej przedstawiamy główne zalety funkcjonowania firm w trybie paperless i podpowiadamy, jak można wprowadzić u siebie cyfrowy model obiegu dokumentów.

Firmy, które wprowadzają politykę paperless, przykuwają uwagę. Szczególnie te, które – jakby się wydawało – nie mogłyby obejść się bez dokumentów fizycznych. Takim przykładem jest lotnisko Zayed w Abu Dhabi, które do końca przyszłego roku chce stać się hubem, gdzie pasażerowie nie będą nawet okazywać paszportów. Autentykacja będzie odbywać się za pomocą czujników biometrycznych zainstalowanych w wielu punktach portu, który już teraz jest jednym z bardziej zaawansowanych technologicznie lotnisk na świecie.

Oszczędność czasu i pieniędzy

Przeanalizujmy sytuację w Polsce. 8-15 groszy – to średnia cena kartki papieru A4. Każda firma, w której dokumenty są w obiegu w formie papierowej, kupuje w ciągu roku dziesiątki ryz papieru, a to generuje duże koszty. Generują je dodatkowo sprzęty, tj, drukarki, skanery, szafy i segregatory do przechowywania, a także obsługa i serwis – np. praca manualna, dbałość o przechowywanie, a po czasie – utylizacja. Firmy paperless eliminują te wydatki, a także oszczędzają czas, który normalnie byłby przeznaczony na szukanie, kopiowanie i transportowanie dokumentów. Dokumenty elektroniczne są dostępne w chmurze lub na serwerach wewnętrznych. Wielką zaletą jest ich łatwe przeszukiwanie i przystępna, klarowna organizacja.

Zwiększenie efektywności pracy

Systemy zarządzania cyfrowym obiegiem dokumentów, w tym automatyczne systemy kancelaryjne, takie jak autorskie rozwiązanie BMS – SYMESTO, najczęściej mają wbudowane funkcje OCR (ang. Optical Character Recognition). Jest to technologia, która umożliwia optyczne rozpoznawanie znaków na plikach graficznych, drukowanych i pisanych ręcznie. Dokumenty papierowe przychodzące do firmy, są skanowane i dzięki OCR trafiają do obiegu cyfrowego, a finalnie – za pomocą cyfrowej kancelarii – do konkretnej osoby w organizacji. Dostęp do takich dokumentów jest możliwy o każdej porze dnia i nocy i z dowolnego miejsca. Ogromną zaletą jest, że ta forma redukuje do zera możliwość zagubienia dokumentu lub skierowania go do niewłaściwego adresata.

Lepsza ochrona

Dokumenty papierowe zawsze są narażone na zagubienie, zniszczenie czy kradzież. Przechowywanie ich w formie cyfrowej zapewnia ich ochronę dzięki zaawansowanym mechanizmom, np. szyfrowaniu, backupom czy kontrolom dostępu. To znakomicie zwiększa poziom bezpieczeństwa informacji. Nie bez znaczenia jest, że w przypadku awarii sprzętu, dane można szybko odzyskać dzięki kopiom zapasowym.

Bezpieczny podpis

Dokumenty wymagające podpisania – jak umowy czy ważne pisma – nie muszą mieć formy papierowej. Podpisanie ich kwalifikowanym podpisem elektronicznym przynosi te same skutki prawne, a na dodatek pozwala na weryfikację tożsamości podpisujących i dokładnej daty i czasu złożenia podpisu. Taka forma zawierania kontraktów również pozwala na ograniczenie konieczności drukowania wielostronicowych dokumentów w dwóch lub więcej kopiach (które, o ironio, po podpisaniu często są skanowane celem ich archiwizacji). Rozwiązania takie jak SYMESTO pozwalają na proste składanie i weryfikowanie podpisów elektronicznych – także przez osoby (klientów, kontrahentów) spoza Twojej organizacji. 

Paperless = bliżej natury

Przejście na model paperless jest jednym z najprostszych sposobów na zmniejszenie śladu węglowego. Redukcja zużycia papieru to oczywiście niższe zużycie wody oraz energii potrzebnej do produkcji papieru. Coraz popularniejsza tendencja do funkcjonowania bez papieru zapewne wpłynie na ograniczenie wycinki lasów.
Wprowadzenie polityki paperless poprawia wizerunek firmy, zwłaszcza w oczach klientów i partnerów, którzy coraz częściej zwracają uwagę na zrównoważony rozwój. Pochwalenie się zmniejszeniem zużycia papieru i zielonym listkiem może przyciągnąć uwagę Twoich potencjalnych klientów.

Lepsza organizacja i przejrzystość

Pracownicy firm, w których wdrożono cyfrowe systemy kancelaryjne, mają łatwiejszy dostęp do informacji i lepszą kontrolę nad dokumentacją. Digitalizacja dokumentów już na etapie ich wpływu, następnie ich automatyczne przekierowywanie do adresatów, a finalnie – cyfrowa archiwizacja – zwiększają efektywność pracy w całej organizacji. Zdigitalizowane archiwum umożliwia sortowanie i przeszukiwanie dokumentów według różnych kryteriów, co nie jest możliwe w przypadku dokumentów papierowych. Co więcej, dzięki cyfrowym procesom, firma może lepiej monitorować i raportować swoje działania, a to sprzyja budowaniu dobrej strategii i podejmowaniu lepszych decyzji biznesowych.

Bez obaw w przyszłość

Technologie cyfrowe to już od dawna nieodłączny element nowoczesnego biznesu. Firmy, które decydują się na przejście na model paperless, inwestują w swoją przyszłość, zwiększając konkurencyjność. Digitalizacja kancelarii i obiegu dokumentów może być pierwszym krokiem w drodze do szybkiego adaptowania się do zmian na rynku. Ten krok sprawia, że wiele firm w kolejnych etapach otwiera się na wprowadzenie nowych technologii również w innych obszarach w organizacji. Tym samym zwiększają swoją konkurencyjność i idą z duchem czasu. To również może mieć pozytywne przełożenie na docelową grupę klientów. 

Podsumowanie

Decyzja o przejściu na paperless może wydawać się dużym wyzwaniem, ale jak widać, korzyści, jakie niesie ze sobą, są nie do przecenienia. Aby w pełni i bez stresu funkcjonować w takim trybie, warto wcześniej dobrze się do tego przygotować, starannie to zaplanować, realizując wcześniej kilka kluczowych kroków. 

Na początek, istotne jest zrozumienie obecnych procesów obiegu dokumentów w firmie i zidentyfikowanie obszarów, które wymagają cyfryzacji. W tym celu warto przeprowadzić audyt procesów, najlepiej przy pomocy doświadczonych twórców systemów cyfrowego obiegu dokumentów. Z pewnością pomogą oni w dopasowaniu funkcjonalnym systemu do potrzeb danej firmy, w tym przeanalizują obecną w organizacji infrastrukturę i ocenią jej wydolność. Takie działania najłatwiej podjąć w trakcie wizyty referencyjnej w organizacji, w czasie której doświadczony dostawca systemu może zidentyfikować ewentualne wąskie gardła w potencjalnej implementacji rozwiązania. Jest to ważne, aby w późniejszym etapie uniknąć niespodziewanych kosztów związanych np. z koniecznością zwiększenia pojemności serwerów. Ważne jest, aby technologia była intuicyjna, łatwa do wdrożenia, a także zapewniała bezpieczeństwo danych. Firmy powinny także zwrócić uwagę na skalowalność wybranych rozwiązań, aby móc dostosowywać je do rosnących potrzeb organizacji w przyszłości.

BMS jest doświadczonym dostawcą zaawansowanego technologicznie oprogramowania dla firm i instytucji z kluczowych sektorów gospodarki, w tym sektora usług finansowych. Nasze rozwiązanie SYMESTO umożliwiające cyfrowe zarządzanie dokumentami, wprowadziliśmy m.in. u lidera usług leasingowych LeaseLink, będącego częścią grupy mBank, a także w jednej z największych firm świadczących usługi bezpieczeństwa, utrzymania czystości, zarządzania nieruchomościami i monitoringu – Seris Konsalnet.

Z przyjemnością porozmawiamy o Twoich potrzebach w zakresie cyfrowego obiegu dokumentów i przejścia Twojej organizacji na model paperless.