Opóźnienia w płatnościach faktur, czyli jak uniknąć zaległości w finansach naszej firmy

Opóźnienia w płatnościach powodują niepotrzebny stres zarówno po stronie zespołu firmy, jak i klientów czy podwykonawców. Wpływają również negatywnie na relacje, budowane czasem latami. Dodatkowo, poszukiwania nieopłaconych faktur odrywają pracowników od pracy i marnują czas, który mogliby oni poświęcić na inne, znacznie ważniejsze zadania. Jak tego uniknąć? Najbardziej efektywnym sposobem na upłynnienie procesu płatności jest wdrożenie rozwiązań automatyzujących przepływ faktur w organizacji.

Dlaczego zdarzają się opóźnienia w płatnościach?

Powodów może być wiele. Zazwyczaj jednak zawodzi tu tzw. czynnik ludzki. Pracownicy firmy, pochłonięci codziennymi zadaniami, często odkładają procesowanie faktur w czasie, co skutkuje opóźnieniem, a nawet przypadkowym zgubieniem dokumentów. 

Sprawy nie ułatwia praca zdalna i hybrydowa – faktury krążą w organizacji wieloma kanałami – papierowo, mailowo, są udostępnianie na wspólnych dyskach cz w chmurze. W efekcie proces akceptacji takich dokumentów trwa coraz dłużej i coraz trudniej jest zachować kontrolę nad płatnościami czy poprawnością deklaracji podatkowych.

Takie sytuacje doprowadzają niejednokrotnie do pogorszenia relacji firmy z danym klientem czy podwykonawcą. I nie należy się temu dziwić – tylko dzięki terminowym płatnościom przedsiębiorstwa mogą działać w sposób płynny i efektywny. 

Właśnie dlatego warto wprowadzić do organizacji automatyzację obiegu faktur. Automatyczne systemy mogą szybko i efektywnie przetwarzać faktury, przyspieszając czas ich obiegu od otrzymania do zapłaty, co zwiększa efektywność w organizacji, umożliwiając pracownikom skoncentrowanie się na bardziej wartościowych zadaniach strategicznych. Dzięki temu firma może lepiej zarządzać swoimi zasobami, zwiększać płynność finansową i poprawiać relacje z dostawcami poprzez terminowe płatności.

Automatyzacja obieg faktur pozwala na:

1. Skrócenie czasu przetwarzania faktur

W zależności od skali przedsiębiorstwa ręczne procesowanie faktur może potrwać nawet 3 tygodnie! Automatyzacja może sprawić,że od pełnego przetworzenia faktury będzie dzieliło pracownika zaledwie kilka kliknięć. Taką przewagę dają narzędzia oparte na sztucznej inteligencji, która pozwala na automatyczne rozpoznanie treści dokumentów i skuteczne odczytanie z nich danych (OCR).

2. Oszczędność czasu pracowników i zmniejszenie kosztów

Czas to pieniądz, zatem, jeśli firma oszczędza czas, z pewnością jednocześnie zaoszczędzi pieniądze. Skrócenie czasu, jaki zespół spędza na wystawianiu faktur, zmniejsza koszty pracy. Tempo pracy nad fakturami w organizacji sprawi, że przedsiębiorstwo może zaoszczędzić na odsetkach za zwłokę w płatnościach, czy dodatkowych kosztach na rzecz biur rachunkowych, które podnoszą opłaty za zbyt późne dostarczanie dokumentów lub konieczność korygowania deklaracji VAT oraz plików JPK. Dodatkowo, firma może istotnie zaoszczędzić na kosztach związanych z drukowaniem dokumentów – ich obieg odbywa się bowiem całkowicie w formie cyfrowej, niezależnie od tego czy dostarczone zostały w formie dokumentu papierowego czy w formacie pdf.

3. Ograniczenie błędów w przetwarzaniu faktur

Błędy w przetwarzaniu faktur są zwykle rezultatem pracy manualnej – czasem po prostu zawodzi człowiek. W efekcie, bywa, że firma może dokonać płatności na niewłaściwą kwotę lub w niewłaściwym, zbyt późnym terminie albo nie uwzględnić konieczności wykonania płatności z użyciem mechanizmu podzielonej płatności (MPP, split payment). Automatyzacja obiegu faktur w organizacji przeciwdziała takim sytuacjom. 

Dzięki usługom przetwarzania faktur opartych na sztucznej inteligencji znacznie zwiększamy dokładność ich procesowania. System sam pozyskuje z dokumentów dane wykorzystywane w rozliczeniach. Prowadzi to do zmniejszenia czasu spędzonego na poprawianiu błędów w fakturowaniu.

4. Zwiększenie kontroli i przejrzystości w obiegu faktur

Oprogramowanie automatyzujące procesowanie faktur pozwala na bieżące śledzenie statusu dokumentu. Dzięki temu firma ma pełną kontrolę nad procesem i minimalizuje czas potrzebny na akceptację płatności, której można dokonać zdalnie.

5. Powiązanie procesu obiegu faktur i akceptacji kosztów

Częstą przyczyną opóźnień w procesowaniu i finalnie – opłacaniu – faktur w organizacji jest oczekiwanie na akceptację kosztów, które z nich wynikają. Właściwe osoby w organizacji muszą wypowiedzieć się czy merytorycznie faktura jest zasadna, czy jej kwota jest poprawna oraz jakiego centrum kosztów, projektu, jednostki dotyczy. Możliwość realizacji tych procesów w jednym narzędziu znacząco je przyspiesza i w jeszcze większym stopniu eliminuje błędy.

SYMESTO BMS

Automatyczne rozpoznawanie danych z faktur przy użyciu OCR, automatyczne przekierowanie faktury na właściwą ścieżkę opisu i akceptacji kosztów, dostęp do danych z faktury z możliwością ich poprawy i uzupełnienia, weryfikacja zgodności faktury z zamówieniem/umową, dekretowanie, automatyczne przekazanie do akceptacji – oto główne funkcjonalności systemu do obiegu korespondencji, stworzonego przez BMS. 

Projektując od 20 lat rozwiązania dedykowane dla sektora finansowego, rozumiemy specyfikę działalności banków, instytucji finansowych, oraz firm. Znamy problemy, z którymi się borykają, i potrafimy je sprawnie rozwiązywać za pomocą zaawansowanych aplikacji informatycznych. Zapraszamy do kontaktu: www.bms.com.pl