Podpisujesz dokumenty firmowe profilem zaufanym? Uważaj, takie umowy mogą być łatwiejsze do podważenia.

Zalety podpisu elektronicznego? Wygoda, oszczędność czasu, optymalizacja kosztów i w końcu – ograniczenie liczby papierowych dokumentów, co pozytywnie wpływa na środowisko. Sygnowanie odpowiedniej umowy umożliwia nam profil zaufany. Czy jednak na pewno? Tak, o ile mamy do czynienia ze sprawą urzędową. Co zatem z cyfrowym podpisem pod kontraktami biznesowymi, umowami o pracę, czy przeniesieniem praw autorskich? Tu z pomocą przychodzi kwalifikowany podpis elektroniczny.

Podpis składany za pośrednictwem profilu zaufanego bywa mylony z kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Ten pierwszy potwierdza naszą tożsamość w przypadku kontaktu z organami administracji publicznej. Z kolei podpis kwalifikowany ma taką samą moc prawną, jak podpis pisemny. Warto więc upewnić się, że wszystkie dokumenty, które znajdują się w obiegu naszej firmy są ważne. 

Profil zaufany jest bezpłatnym narzędziem, które znajduje zastosowanie jedynie w przypadku spraw urzędowych załatwianych za pośrednictwem odpowiednich platform online, np. przez ePUAP, obywatel.gov.pl, PUE ZUS, podatki.gov.pl czy praca.gov.pl. Jego podstawowym celem jest potwierdzanie tożsamości osoby, która z niego korzysta, składając do urzędów wnioski, podania, etc. w sposób elektroniczny. 

Niejako przy okazji, umożliwiono wykorzystanie profilu zaufanego do podpisywania dokumentów. Wystarczy mieć PESEL, założyć profil i wykorzystać jego funkcjonalność podpisywania. Podpis ten nie opiera się natomiast na kwalifikowanym certyfikacie i nie jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu. Tym samym nie może być traktowany tak samo jak podpis kwalifikowany i nie jest on równoważny pod względem mocy prawnej z podpisem własnoręcznym.

Podpis kwalifikowany, czyli co?

Podpis kwalifikowany to rodzaj podpisu elektronicznego. Jest on składany za pomocą kwalifikowanego certyfikatu podpisu elektronicznego. Takie certyfikaty są wydawane przez niezależne instytucje – dostawców kwalifikowanych usług zaufania. Podmioty te odpowiadają za właściwą identyfikację osoby uzyskującej certyfikat i jego wydanie, a później – potwierdzenie, że podpis został złożony we właściwy sposób i przez właściwą osobę. Certyfikat podpisu kwalifikowanego to nic innego, jak elektroniczne zaświadczenie, zawierające niezbędne dane służące weryfikacji podpisu elektronicznego i tożsamości osoby, która go składa. Taki certyfikat może być wydany tylko i wyłącznie osobie fizycznej. Podmioty gospodarcze z kolei mogą uzyskać pieczęć kwalifikowaną. 

Podpis na odległość

Podpis elektroniczny ułatwia i przyspiesza podpisywanie dokumentów na odległość. Taki sposób zawierania umów i potwierdzania dokumentów zyskał na popularności w pandemii, a ze względu na swoje niewątpliwe zalety – korzysta i chce korzystać z niego coraz więcej podmiotów.

Do podpisania dokumentu potrzebujemy wyłącznie komputera, oprogramowanie do podpisu i certyfikatu. Certyfikat jest przechowywany na bezpiecznym nośniku fizycznym, np. karcie pamięci, czy na pendrive lub w chmurze. Złożenie podpisu wymaga podania unikatowego numeru PIN, a sam podpis scalany jest z opisywanym dokumentem lub generowany jako dodatkowy plik. Weryfikacja podpisanego dokumentu (lub dokumentu i dołączonego pliku podpisu) pozwala potwierdzić poprawność podpisów i integralność dokumentów (tj. brak zmian w ich treści po złożeniu podpisu). Wystarczy do tego standardowe oprogramowanie, np. aplikacje do podglądu dokumentów pdf. 

Dokumenty mogą być wymieniane między stronami np. za pośrednictwem wiadomości e-mail. Lepszym rozwiązaniem są dedykowane narzędzia umożliwiające zbieranie podpisów wewnątrz organizacji a następnie – udostępnianie ich klientom czy kontrahentom bez konieczności wysyłania wiadomością e-mail. Pozwala to na lepszą kontrolę nad podpisywaniem (np. szybką weryfikację, kto już podpis złożył, a na czyj jeszcze czekamy).

Podsumowując:

• Podpis kwalifikowany jest jednoznacznie przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej ten podpis,
• Jego złożenie jest możliwe przy wykorzystaniu bezpiecznych rozwiązań, a dane służące do składania podpisu elektronicznego podlegają wyłącznej kontroli osoby składającej podpis,
• Jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych może zostać w łatwy sposób sprawdzona.

Podpis elektroniczny, który jest składany i weryfikowany za pomocą certyfikatu kwalifikowanego, jest równoważny podpisowi własnoręcznemu, dzięki czemu może być wykorzystywany do nadawania mocy prawnej dokumentom i danym w formie elektronicznej. Kwalifikowany podpis elektroniczny może być zatem wykorzystywany przy podpisywaniu umów handlowych, umów o pracę, dzieło, przeniesieniu autorskich praw majątkowych, leasingu, umów pośrednictwa w sprzedaży nieruchomości, podpisywaniu sprawozdań finansowych czy plików JPK.

Złożenie podpisu kwalifikowanego to możliwość optymalizacji kosztów i szansa na przyspieszenie i uporządkowanie szeregu procesów. Co więcej, podpis kwalifikowany świetnie sprawdza się zarówno w małych przedsiębiorstwach, jak i firmach działających na dużą skalę. 

Odzyskaj kontrolę nad obiegiem dokumentów

W codziennej pracy z dokumentami wymagającymi podpisania, brak kontroli nad procesem zbierania podpisów może być źródłem błędów i opóźnień. Dokumenty krążą w organizacji wieloma kanałami – papierowo, mailowo czy na wspólnych dyskach. Popularna forma pracy zdalnej i hybrydowej powodują, że, aby podpisać dokumenty, nadal powinno się pojawić w biurze; ewentualnie zamówić kuriera. W efekcie proces podpisywania dokumentów trwa coraz dłużej i coraz trudniej jest zachować nad nim kontrolę.

Możesz odzyskać kontrolę nad podpisywaniem dokumentów w swojej organizacji dzięki narzędziu, które pozwoli Ci cyfrowo przekazywać dokumenty do podpisu, podpisywać je, monitorować ich statusy oraz da pewność, iż składane podpisy są autentyczne i bezpieczne. Do składania podpisu możesz wykorzystać posiadany dzisiaj podpis kwalifikowany. 

Prosty, naturalny proces składania podpisu z wykorzystaniem podpisu kwalifikowanego stanowi jeden z modułów systemu do obiegu dokumentacji online SYMESTO.