Startują e-Doręczenia – dowiedz się więcej!

Od stycznia 2025 r. zaczną obowiązywać e-Doręczenia, czyli forma elektroniczna korespondencji rejestrowanej, tzw. listów poleconych. W pierwszym etapie będą obligatoryjne dla podmiotów publicznych i zawodów zaufania publicznego, ale z czasem również dla firm. W tym artykule piszemy, dlaczego warto włączyć specjalną skrzynkę do e-Doręczeń do wewnętrznego systemu obiegu korespondencji, takiego jak autorski system BMS – SYMESTO.

W BMS postawiliśmy sobie za cel, aby być nie tylko rzetelnym i wiarygodnym dostawcą usług informatycznych, ale również, by dzielić się wiedzą. Zebraliśmy podstawowe informacje na temat e-Doręczeń w krótkim filmie informacyjnym. Zapraszamy do oglądania!

SYMESTO to autorski system BMS do obsługi obiegu korespondencji. Umożliwia digitalizację wszystkich przesyłek bez względu na sposób ich dotarcia do firmy, czy to za pośrednictwem listonosza, czy firmy kurierskiej, czy poprzez skrzynkę e-mail. System ma również wbudowany moduł do obsługi skrzynki do e-Doręczeń. 

Najważniejsze zalety posiadania e-Doręczeń w systemie obiegu korespondencji to:

• pełna kontrola nad dokumentami i szybki dostęp do korespondencji rejestrowanej
  w każdej chwili
• integracja wszystkich funkcji w jednym narzędziu
• znany w organizacji system, zbieżny interfejs e-skrzynki z całym systemem
• korespondencja rejestrowana ujęta w raportowaniu SYMESTO
• brak chaosu – korespondencja z e-Doręczeń od razu w firmowym systemie kancelaryjnym.

Dodatkowo BMS zapewnia nieograniczony czas przechowywania korespondencji rejestrowanej wobec ograniczenia do 180 dni u dostawcy krajowego oraz eliminację ograniczenia limitu rozmiaru wiadomości z załącznikami (500 MB).

SYMESTO w założeniu eliminuje rutynowe czynności manualne, w tym te związane z papierowym obiegiem pism. Działa w pełni automatycznie, w tym m.in.: kategoryzuje przesyłki, przekazuje je do właściwych adresatów, tworzy zbiorcze książki nadawcze. Ma również wbudowany moduł podpisu elektronicznego, dzięki czemu na zawsze można zapomnieć o fizycznym bieganiu po korytarzach i “łapaniu” osób, których podpisy są niezbędne na dokumentach.
W SYMESTO zastosowaliśmy również najnowocześniejsze techniki: OCR i ML, które automatycznie rozpoznają treści i wydobywają dane. 

Kiedy sprawdzi się SYMESTO wraz z modułem do e-Doręczeń?

SYMESTO sprawdzi się w każdej organizacji, w której nie ma jeszcze narzędzia wspierającego obieg korespondencji, ale z każdym dniem dociera do niej coraz więcej dokumentów w formie papierowej, a ich rejestracja staje się coraz bardziej uciążliwa. Dodatkowo dokumenty spływają z innych źródeł, takich jak poczta elektroniczna, platformy zewnętrzne (np. instytucji publicznych), no i oczywiście ze skrzynki do e-Doręczeń.

Kiedy proces opisywania i rejestracji przesyłek jest pracochłonny, a samo dostarczenie oryginału właściwemu odbiorcy wymaga nieraz przemierzania długich korytarzy i angażowania dodatkowych osób w organizacji – wtedy właśnie warto rozważyć system taki jak SYMESTO.
Jeśli w organizacji często zdarza się, że przesyłki nie docierają do właściwego odbiorcy lub trudno je po jakimś czasie odnaleźć, albo czas od doręczenia do dekretacji jest zbyt długi, co zwiększa ryzyko opóźnienia w procesach z terminami ustanowionymi regulacyjnie lub ustawowo (np. reklamacje, pisma sądowe czy komornicze) – wtedy także warto pomyśleć o systemie elektronicznym. 

SYMESTO rozwiąże też problemy w organizacji, w której istnieje już elektroniczny obieg korespondencji, ale zawiera on nieefektywne technologie rozpoznawania dokumentów, co skutkuje błędną dekretacją. Efektem takiej sytuacji mogą być wyższe koszty utrzymania i rozwoju rozwiązania. Jeśli jest to stary system, to prawdopodobnie korzystanie z niego jest dla użytkowników frustrujące ze względu na braki w ergonomii ograniczające produktywność. To również powód do rozważenia zmiany.

Jakie korzyści można osiągnąć z SYMESTO z modułem e-Doręczeń

Elektroniczny obieg dokumentów to minimalizacja ręcznej obsługi czynności związanych z tradycyjnym, papierowym obiegiem pism. Posiadanie specjalnej elektronicznej skrzynki do e-Doręczeń w jednym systemie w firmie to funkcjonalności wspólne z tradycyjnym procesem kancelaryjnym, m.in.:
konfiguracja jednostek organizacyjnych i procesów przekazania e-korespondencji, obsługa grup, przypisywanie i przepinanie zadań (m.in obsługa zastępstw), powiadomienia, w tym eskalacje przy braku podjęcia sprawy czy potwierdzenia przyjęcia przesyłki. 

Wszystko to można obsługiwać niemal intuicyjnie. Efektem jest znaczące ograniczenie liczby błędów wynikających z pracy ludzkiej oraz wyraźne usprawnienie całego obiegu dokumentów w firmie. Jest to tym bardziej istotne, że do skrzynki obsługującej e-Doręczenia dociera korespondencja rejestrowana, a więc taka, która jeszcze do niedawna wymagała potwierdzenia odbioru w obecności listonosza.

W BMS od ponad 20 lat tworzymy zaawansowane technologicznie oprogramowanie dla firm i instytucji z kluczowych sektorów gospodarki. Specjalizujemy się w sektorze finansowym, z sukcesem prowadzimy projekty dla instytucji z innych branż z zakresu zarządzania dokumentami, automatyzacji procesów biznesowych oraz tworzymy systemy od podstaw w odpowiedzi na specyficzne wymagania klientów.

Jesteśmy liderami w projektowaniu rozwiązań dedykowanych dla sektora finansowego. Rozumiemy specyfikę działalności banków, instytucji finansowych, znamy problemy, z którymi się borykają oraz potrafimy szybko i sprawnie rozwiązywać za pomocą zaawansowanych aplikacji informatycznych. Zapraszamy na: www.symesto.com