7 korzyści z włączenia e-Doręczeń do systemu firmowego

Pierwsze podmioty publiczne mogą już korzystać z rejestrowanego doręczenia elektronicznego, czyli e-Doręczeń. Zgodnie z harmonogramem Ministerstwa Cyfryzacji, niedługo taki obowiązek będą miały również firmy. Pierwszym krokiem, aby ten obowiązek spełnić, jest złożenie wniosku o specjalną skrzynkę do e-Doręczeń. Aby w firmie uniknąć chaosu, warto mieć taką skrzynkę w firmowym systemie do elektronicznego obiegu korespondencji. Tym bardziej, że jest jeszcze wiele innych korzyści z włączenia e-Doręczeń do wewnętrznego systemu w organizacji.

Harmonogram dla firm

Harmonogram zakłada, że firmy, które zostały zarejestrowane w KRS przed 1 stycznia  2025 r., muszą korzystać z e-Doręczeń od 1 kwietnia 2025 r. Z kolei podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEiDG do 31 grudnia 2024 r., muszą mieć skrzynkę do doręczeń elektronicznych 1 października 2026 r. 

7 korzyści z włączenia e-Doręczeń do wewnętrznego systemu

Niedawno pisaliśmy na naszym blogu o tym, że w dobie postępującej cyfryzacji rośnie popularność koncepcji paperless, czyli funkcjonowania firm bez dokumentacji w formie papierowej. Trend jest coraz wyraźniejszy zarówno w biznesie, jak i w sektorze publicznym. Taki model działania przynosi wiele korzyści, m.in.: ekologiczne, ekonomiczne, operacyjne, wizerunkowe. Coraz więcej firm dąży więc do usprawnienia procesów obiegu korespondencji i zautomatyzowania go, instalując w tym celu rozwiązania cyfrowe, które procesują obieg dokumentów. 

Ma to tym większe znaczenie, że obieg korespondencji w tradycyjnej formie generuje sporo pracy manualnej, a tym samym również koszty. Włączenie obsługi e-Doręczeń jako modułu w firmowym systemie do zarządzania korespondencją otwiera przed przedsiębiorstwami nowe możliwości. Oto 7 kluczowych korzyści z tego rozwiązania.

1. Oszczędność czasu

W tradycyjnym modelu wysyłanie dokumentów wymaga drukowania, pakowania w koperty, przekazania do wysyłki na poczcie lub z pomocą firmy kurierskiej, gdzie potrzebne są dodatkowe wydruki, np. listy przewozowe. Część z tych czynności można oczywiście zrealizować online, np. w systemie firmy kurierskiej, ale i tak szereg zadań trzeba wykonać i zadbać o to, by niczego nie pominąć. A teraz wyobraź sobie, że to wszystko załatwiasz w swojej firmie bez wydruków, kilkoma kliknięciami w wewnętrznym systemie, z którego i tak na co dzień korzystasz Ty i Twoi pracownicy. Czyż nie jest to przyjemna myśl? Podsumowując: e-Doręczenia w wewnętrznym systemie firmy pozwalają na natychmiastową wysyłkę dokumentów drogą elektroniczną, co znacząco przyspiesza obieg korespondencji. Skrócenie czasu dostarczenia oznacza szybsze finalizowanie transakcji i spraw urzędowych, co jest kluczowe w dynamicznym środowisku biznesowym.

2. Redukcja kosztów operacyjnych

Integracja e-Doręczeń z systemem obiegu dokumentów w firmie pozwala znacząco zmniejszyć koszty związane z tradycyjnym wysyłaniem i odbieraniem korespondencji. W ten sposób można znacznie ograniczyć wydatki na druk, koperty, znaczki, a czas, który pracownicy spędzają na rejestrowaniu korespondencji przychodzącej oraz na poczcie, można wykorzystać zlecając im bardziej wartościowe zadania. Nie bez znaczenia jest też to, że mniej papierowej korespondencji oznacza mniejsze potrzeby archiwizacyjne – koniec z pokaźnymi szafami i szukaniem na nie dodatkowej przestrzeni!

3. Integracja i automatyzacja

Włączenie modułu e-Doręczeń do wewnętrznego systemu elektronicznego oznacza integrację wszystkich funkcji w jednym narzędziu. Jest to ważne, by nie wprowadzać zamieszania w organizacji i aby wszystkie czynności, jakie są wykonywane przez osoby odpowiadające za administrowanie biurem, były spójne. Jeśli dbasz o efektywność w swojej firmie i optymalizację, to z pewnością masz lub rozważasz system do automatyzacji procesów. Korespondencja rejestrowana może być elementem takiego systemu i być kolejnym zautomatyzowanym procesem. Dokumenty mogą być generowane, wysyłane, śledzone i archiwizowane automatycznie, bez konieczności angażowania pracowników. Warto dodać, że automatyzacja zmniejsza ryzyko błędów ludzkich oraz zwiększa wydajność operacyjną firmy.

4. Większe bezpieczeństwo i zgodność z przepisami

E-doręczenia oferują wyższy poziom bezpieczeństwa niż tradycyjne przesyłki. Każdy dokument jest szyfrowany i dostarczany bezpośrednio do odbiorcy. Dodatkowo, systemy e-Doręczeń są zgodne z wymaganiami prawnymi dotyczącymi ochrony danych osobowych oraz przepisami o cyfrowym obiegu dokumentów. Dzięki temu firma ma pewność, że spełnia wszystkie regulacje prawne dotyczące bezpiecznego przesyłania informacji.

5. Śledzenie i potwierdzenie odbioru w czasie rzeczywistym

Jedną z największych zalet e-Doręczeń jest możliwość monitorowania statusu wysyłki i odbioru dokumentów w czasie rzeczywistym. Tradycyjna poczta nie daje takiej pewności – przesyłki mogą się zgubić lub zostać opóźnione. W przypadku e-Doręczeń firma ma pełną kontrolę nad każdym dokumentem, a potwierdzenie odbioru jest automatycznie rejestrowane w systemie.

6. Zwiększenie efektywności pracy

Dzięki integracji e-Doręczeń z systemem do obiegu korespondencji, pracownicy mają dostęp do narzędzi, które pozwalają im szybciej i efektywniej wykonywać codzienne zadania. Zamiast ręcznie przetwarzać dokumenty i nadzorować ich wysyłkę, mogą skupić się na bardziej strategicznych działaniach. Usprawniony obieg korespondencji przyczynia się do zwiększenia efektywności w całej organizacji.

7. Pełna kontrola i porządek

Obieg dokumentów w formie elektronicznej i w jednym systemie to porządek i możliwość utrzymywania wszystkiego pod kontrolą. To ważne, bo prowadzenie firmy to złożony proces wymagający zaangażowania i odpowiedniego zarządzania. Utrzymywanie kontroli nad obiegiem dokumentów minimalizuje ryzyka operacyjne, zwiększa efektywność i pozwala lepiej zarządzać finansami.

Podsumowanie

Integracja skrzynki do e-Doręczeń z firmowym systemem do obiegu korespondencji to nie tylko ułatwienie codziennych operacji, ale także klucz do zwiększenia efektywności i konkurencyjności na rynku. Oszczędność czasu i kosztów, większe bezpieczeństwo, automatyzacja procesów oraz kontrola – wszystko to sprawia, że warto wdrożyć to rozwiązanie. E-doręczenia stają się nieodłącznym elementem nowoczesnego biznesu, wspierając przedsiębiorstwa w ich dążeniu do cyfrowej transformacji.

BMS stworzył moduł skrzynki do e-Doręczeń w autorskim systemie do elektronicznego obiegu korespondencji SYMESTO. Może to znacznie ułatwić przygotowanie firmy do korzystania z e-Doręczeń. Więcej o e-Doręczeniach: www.symesto.com