Elektroniczny obieg dokumentów: kluczowa wartość dla nowoczesnych firm

Nowe technologie są powszechne w życiu codziennym i w biznesie – wiele firm stosuje je również do optymalizacji procesów wewnętrznych. Dlatego ważnym aspektem rozwoju każdej organizacji jest wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów. Taki system to znacząca wartość dodana dla firm. Oto główne zalety digitalizacji obiegu dokumentów.

Zwiększenie efektywności operacyjnej

Automatyzacja i przyspieszenie przepływu informacji w organizacji – to podstawowe korzyści z wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów. Dzięki temu nie muszą już one krążyć między działami w formie papierowej, co często prowadziło do opóźnień, zagubień lub błędów w przekazywaniu informacji. Cyfrowa wersja obiegu pozwala na niemal natychmiastowe przekazywanie dokumentów do odpowiednich osób, niezależnie od ich fizycznej lokalizacji.

Obniżenie kosztów operacyjnych

Mimo oczywistej konieczności zainwestowania w system elektroniczny na samym początku, firma szybko może dostrzec korzyści finansowe z tego wynikające. Elektroniczne systemy obiegu dokumentów eliminują lub znacząco redukują koszty związane z drukowaniem, archiwizowaniem i dostarczaniem papierowych dokumentów. Koszty zakupu papieru, tonerów, przesyłek czy usług kurierskich mogą być pokaźne, zwłaszcza w dużych firmach, które codziennie przetwarzają setki lub tysiące dokumentów. Elektroniczne rozwiązania pozwalają również ograniczyć koszty przestrzeni biurowej, która wcześniej była przeznaczona na archiwa papierowe.

Poprawa kontroli i bezpieczeństwa

W tradycyjnym obiegu łatwo o zagubienie papierowego dokumentu lub dostęp do niego osób nieuprawnionych. Elektroniczny przepływ korespondencji pozwala na znacznie lepszą kontrolę nad dokumentami. Każdy dokument może być odpowiednio oznaczony kodem kreskowym lub QR, automatycznie przypisany do określonych osób lub działów z jasno określonymi uprawnieniami dostępu i klarowną informacją czego dotyczy. Dodatkowo, systemy cyfrowe mają wbudowane funkcje śledzenia zmian i wersjonowania dokumentów, co pozwala na monitorowanie historii edycji i zapewnia transparentność pracy. 

Co więcej, cyfrowe zabezpieczenia w postaci szyfrowania, autoryzacji wielopoziomowej i automatycznych kopii zapasowych gwarantują, że dane są znacznie lepiej chronione niż w tradycyjnym obiegu papierowym. To szczególnie ważne w kontekście rosnących wymagań dotyczących ochrony danych osobowych (wynikających np. z RODO).

Szybsze podejmowanie decyzji

Elektroniczny obieg korespondencji znacząco skraca czas niezbędny na uzyskanie podpisów, zatwierdzeń czy konsultacji. Systemy do obiegu dokumentów mogą umożliwiać składanie podpisu elektronicznego. W tradycyjnym modelu dokumenty muszą być fizycznie przekazywane między działami, co może trwać nawet kilka dni, zwłaszcza jeśli zaangażowane osoby przebywają w różnych lokalizacjach. Cyfrowe systemy umożliwiają błyskawiczne przesyłanie dokumentów, co sprawia, że procesy decyzyjne są realizowane szybciej. To zwiększa konkurencyjność firmy na rynku czy wypełnianie obowiązków wynikających z prawa.

Lepsza organizacja i przejrzystość

Dzięki cyfrowym narzędziom do zarządzania korespondencją łatwiejsza staje się organizacja dokumentów oraz dostęp do nich. Zaawansowane mechanizmy wyszukiwania pozwalają na szybkie odnalezienie potrzebnych informacji według różnych kryteriów – od daty, poprzez autora, po treść dokumentu. W tradycyjnym modelu poszukiwanie konkretnego dokumentu wśród papierowych archiwów mogło konsumować cenny czas pracowników.

Ekologia i zrównoważony rozwój

Przejście na elektroniczny obieg korespondencji to również krok w kierunku bardziej ekologicznego i zrównoważonego modelu działania firmy. Ograniczenie zużycia papieru i związanych z tym zasobów naturalnych (takich jak drewno i woda) ma pozytywny wpływ na środowisko. Coraz więcej przedsiębiorstw traktuje kwestie ekologiczne priorytetowo, a cyfryzacja obiegu dokumentów wpisuje się w te cele związane z odpowiedzialnością biznesu. Ma to również niebagatelne znaczenie w kontekście marketingowym i wizerunkowym organizacji.

Podsumowanie

Elektroniczny obieg korespondencji staje się nieodłącznym elementem nowoczesnych firm, które dążą do optymalizacji procesów, redukcji kosztów oraz zwiększenia efektywności działania. To rozwiązanie  przyspiesza codzienną pracę, ułatwia kontrolę, poprawia bezpieczeństwo oraz wspiera mobilność i współpracę zdalną. 

BMS stworzył system SYMESTO do elektronicznego obiegu dokumentów. Rozwiązanie to automatyzuje wiele rutynowych czynności manualnych z wykorzystaniem technik OCR i ML do rozpoznawania treści i ekstrakcji danych. SYMESTO posiada również funkcjonalność elektronicznego podpisywania dokumentów.  

Dla firm, które chcą pozostać konkurencyjne w dynamicznie zmieniającym się otoczeniu biznesowym, wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów to inwestycja, która szybko przynosi wymierne korzyści.
Zapraszamy po więcej informacji na stronę: www.symesto.com