KSeF a faktoring – szanse i zagrożenia dla faktorów i faktorantów

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to jedna z najważniejszych zmian w cyfryzacji procesów finansowych w Polsce. System centralizuje obieg faktur w jednym repozytorium oraz wprowadza jednolity standard dokumentów. 

Jako producent systemu do obsługi faktoringu przyglądamy się temu, jakie implikacje niesie KSeF dla uczestników rynku finansowania należności. O wpływie cyfryzacji faktur na faktoring pisaliśmy już wcześniej: https://bms.com.pl/wiedza/ksef-a-faktoring-jak-krajowy-system-e-faktur-zmienia-rynek-finansowania-wierzytelnosci/

Tu z kolei znajdziesz praktyczną  checklistę obszarów procesu faktoringowego, na które wpływa wprowadzenie KSeF: https://bms.com.pl/wiedza/zobacz-co-zmieni-ksef/

Tym razem analizujemy, jakie szanse i zagrożenia niesie KSeF dla głównych uczestników rynku: faktorów i faktorantów.

Dla branży finansowania wierzytelności faktura jest podstawowym aktywem. Oznacza to, że każda zmiana w sposobie jej wystawiania, dystrybucji i weryfikacji bezpośrednio wpływa na procesy operacyjne instytucji finansowych,  ocenę ryzyka kredytowego klientów i cały rynek faktoringu.

KSeF w faktoringu – nowe możliwości dla instytucji finansowych

Dla firm faktoringowych i banków wdrożenie KSeF oznacza przede wszystkim dostęp do bardziej wiarygodnych danych finansowych. Potencjał wynikający z tej zmiany koncentruje się wokół dwóch kluczowych obszarów: 

• redukcji ryzyka transakcyjnego i operacyjnego, 
• oraz możliwości automatyzacji procesów związanych z finansowaniem.

Sam KSeF nie jest jednak pozbawiony bolączek, które również omawiamy w dalszej części. Ich eliminacja jest niezbędna, aby przedsiębiorstwa mogły w pełni korzystać z korzyści oferowanych przez system.

Redukcja ryzyka operacyjnego i fraudowego w faktoringu

Jednym z największych wyzwań w faktoringu jest zarządzanie ryzykiem nadużyć związanych z finansowaniem wierzytelności. W praktyce zdarzają się sytuacje, takie jak finansowanie fikcyjnych faktur, podwójne finansowanie tej samej wierzytelności czy manipulowanie datą wystawienia dokumentu. KSeF znacząco ogranicza możliwość występowania takich zjawisk. 

System wprowadza jednolity standard faktur oraz centralne repozytorium dokumentów, co zwiększa transparentność obrotu gospodarczego. Wszyscy uczestnicy rynku faktoringowego skorzystają choćby na ograniczeniu liczby sporów dotyczących daty wystawienia faktury. Znika także konieczność potwierdzania, czy została ona faktycznie wystawiona.W efekcie KSeF może znacząco zmniejszyć ryzyko operacyjne i fraudowe w faktoringu, które jest jednym z kluczowych elementów oceny transakcji faktoringowej.

Lepsza ocena ryzyka kredytowego dzięki danym z KSeF

Krajowy System e-Faktur zapewnia instytucjom finansowym dostęp do wiarygodnych danych dotyczących działalności przedsiębiorstw. Dzięki temu faktorzy mogą analizować m.in. rzeczywiste obroty przedsiębiorstwa, faktyczną strukturę sprzedaży czy listę kontrahentów klienta. W praktyce oznacza to możliwość budowania bardziej precyzyjnych modeli oceny ryzyka kredytowego w faktoringu, co może przełożyć się na bardziej konkurencyjne oferty finansowania.

Systemy wczesnego ostrzegania oparte na danych z KSeF

Dostęp do rzetelnych danych w czasie rzeczywistym umożliwia rozwój zaawansowanych systemów monitorowania ryzyka opartych na szybkiej analityce. Przykładowo, nagły wzrost liczby korekt faktur lub zmiana struktury kontrahentów może stanowić sygnał ostrzegawczy wskazujący na potencjalne problemy finansowe przedsiębiorstwa.Takie rozwiązania zwiększają skuteczność systemów wczesnego ostrzegania wykorzystywanych przez banki i firmy faktoringowe.

Automatyzacja i uproszczenie procesów faktoringowych

Jednolity format faktur XML, unikalna numeracja dokumentów oraz brak możliwości antydatowania faktur otwierają drogę do automatyzacji wielu procesów operacyjnych w faktoringu. Automatyzacja może objąć m.in.:

• uruchamianie finansowania faktur,
• weryfikację dokumentów,
• monitoring portfela faktoringowego,
• rozwój nowych produktów finansowania należności.

Uproszczeniu mogą również ulec wewnętrzne procesy weryfikacji wierzytelności. Dzięki większej wiarygodności i standaryzacji danych, kontrola dokumentów oraz potwierdzeń nie będzie musiała być prowadzona tak często ani w tak szerokim zakresie jak dotychczas.

W praktyce oznacza to znaczne skrócenie czasu pomiędzy wystawieniem faktury a uruchomieniem finansowania.

Szybszy dostęp do finansowania faktur

Faktury pojawiają się w systemie KSeF natychmiast po ich wystawieniu. Otrzymują unikalny numer, który jednoznacznie je identyfikuje – nie ma potrzeby sprawdzania, czy dokument rzeczywiście został wystawiony, a ryzyko zaginięcia faktury praktycznie nie istnieje. Może to znacząco skrócić czas pomiędzy wystawieniem faktury a uruchomieniem finansowania.

Również zmiana banku czy firmy faktoringowej stanie się dla klientów o wiele prostsza. KSeF wprowadza bowiem standaryzację formatu danych, który jest teraz identyczny dla każdego dostawcy usług finansowych.

Faktoring przyszłości – pełna automatyzacja

W przypadku cesji globalnej faktor może, na podstawie odpowiedniego upoważnienia, automatycznie pobierać faktury z KSeF. Połączenie tego mechanizmu ze standaryzacją danych otwiera drogę do rozwoju nowych modeli finansowania. W przyszłości możliwe będzie powstanie produktów ze zautomatyzowanym cash-flow, w których finansowanie uruchamia się bez udziału użytkownika.

KSeF a niedogodności dla faktoringu

Pomimo licznych korzyści dla faktoringu, wdrożenie KSeF wiąże się także z nowymi wyzwaniami dla instytucji finansowych i ich klientów.

Stabilność i dostępność systemu KSeF

Jednym z najczęściej wskazywanych zagrożeń – szczególnie w początkowym okresie działania – jest stabilność i dostępność infrastruktury KSeF. W przypadku problemów z działaniem systemu mogą pojawić się trudności z wystawianiem faktur, przesyłaniem ich do systemu i pobieraniem dokumentów. Dodatkowo, przy dużym wolumenie faktur (np. na koniec miesiąca) mogą występować opóźnienia wynikające z ograniczonej przepustowości bramki Ministerstwa Finansów. Dodatkowo system ogranicza liczbę operacji pobierania i wysyłania dokumentów w określonym czasie, co utrudnia wykonywanie operacji zbiorczych.

Scam w KSeF

To niebezpieczne zjawisko jest problematyczne dla wszystkich, którzy korzystają z KSeF. Polega ono na wystawianiu fikcyjnych faktur w celu wyłudzania płatności lub danych. To jest jedna z największych bolączek, na które Ministerstwo Finansów musi znaleźć rozwiązanie.

Zarządzanie korektami faktur w KSeF

W KSeF nie ma możliwości edytowania faktury – każda zmiana wymaga wystawienia faktury korygującej. Może to prowadzić do wzrostu liczby dokumentów korygujących w systemie oraz utrudniać zarządzanie portfelem finansowanych wierzytelności. Nie znika również ryzyko, że faktura została skorygowana po jej wystawieniu,  ale informacja o tym nie trafiła do faktora.

Weryfikacja techniczna a poprawność merytoryczna faktur w KSeF

Krajowy System e-Faktur zawiera pewne ograniczenia, które potencjalnie zwiększają ryzyko w niektórych obszarach lub utrudniają działanie operacyjne.

Po pierwsze zawsze należy pamiętać, że KSeF potwierdza wprowadzenie faktury do obrotu oraz weryfikuje jej strukturę techniczną, nie sprawdza jednak jej poprawności merytorycznej czy faktu wykonania transakcji. W praktyce oznacza to, że w systemie mogą pojawiać się dokumenty, które są  poprawne formalnie, ale nie odzwierciedlają rzeczywistej sprzedaży.

Ponadto struktura faktury nie zawiera pola dla klauzuli cesyjnej. Informacja o cesji wierzytelności nie jest integralną częścią dokumentu, a to zwiększa ryzyko jej pominięcia.

Jak KSeF zmieni rynek faktoringu w najbliższym czasie?

Krajowy System e-Faktur może znacząco przyspieszyć cyfryzację rynku finansowania należności. Największego potencjału do zmian należy upatrywać w obszarach:

• automatyzacji procesów faktoringowych,
• wykorzystania ustrukturyzowanych danych w ocenie ryzyka i analizy behawioralnej,
• rozwoju nowych modeli finansowania.

W efekcie KSeF może stać się jednym z najważniejszych impulsów transformacji rynku faktoringowego w Polsce… o ile nasza optyka skupi się na dostrzeganiu przede wszystkim szans, a nie problemów i zagrożeń.

IZYDA to autorskie rozwiązanie BMS do kompleksowej obsługi faktoringu. Umożliwia m.in. zdalne zarządzanie umowami i kontrahentami, automatyzację procesów, obsługę wielu walut i produktów oraz sprawną komunikację między stronami.

System spełnia wszystkie wymagania KSeF. Dostosowanie obejmuje zmiany w obiegu dokumentów, weryfikacji wierzytelności i rozliczeniach, wspiera także dalszą automatyzację i ograniczanie ryzyka. Integracja opiera się na uniwersalnym konektorze BMS, co pozwala wdrożyć KSeF w sposób bezpieczny i skalowalny – jako element nowoczesnego, cyfrowego faktoringu.

Zapraszamy do kontaktu: https://bms.com.pl/kontakt/