Korzystasz z faktoringu? Zobacz, co zmieni KSeF i czy jesteś na to gotowy!

Krajowy System e-Faktur (KSeF) w istotny sposób zmienia funkcjonowanie rynku faktoringowego. Nie jest to jedynie zmiana techniczna związana z formatem faktury. Prawdziwą rewolucją jest wprowadzenie jednego, państwowego źródła informacji o istnieniu faktury, identyfikowanej jednoznacznie numerem KSeF. 

KSeF w faktoringu – wsparcie BMS

KSeF wpływa nie tylko na działania operacyjne związane z weryfikacją i potwierdzeniem wierzytelności. Ma znaczenie również dla sposobu zarządzania ryzykiem faktoringowym, ograniczając możliwość finansowania faktur nieistniejących, zdublowanych lub zmienionych po uruchomieniu finansowania. Wdrożenie KSeF w faktoringu dotyczy całego ekosystemu: faktorów, faktorantów oraz kontrahentów po obu stronach transakcji. Każda z tych stron musi być na tę zmianę przygotowana technologicznie, procesowo i formalnie – w szczególności w zakresie obiegu danych i zapisów umownych oraz uprawnień w dostępie do scentralizowanej informacji. 

W BMS od lat tworzymy i rozwijamy systemy informatyczne dla branży usług finansowych, w tym dla faktoringu. Na co dzień pracujemy z procesami faktora, faktoranta i kontrahentów oraz z ich wzajemnymi zależnościami operacyjnymi i prawnymi. Nasze rozwiązania obsługują cały cykl życia wierzytelności: od zgłoszenia faktury, przez weryfikację i finansowanie, po rozliczenia i archiwizację. 

Faktoring i KSeF – praktyczna checklista

Na bazie tego doświadczenia oraz prowadzonych prac integracyjnych z KSeF przygotowaliśmy praktyczną checklistę obszarów procesu faktoringowego, na które oddziałuje ta zmiana regulacyjna. W naszej opinii obszary te należy zweryfikować, aby ocenić, czy zostały odpowiednio zaadresowane w organizacji. Poniższa chcecklista poza obligatoryjnymi elementami, (które muszą być zrealizowane wraz z uruchomieniem integracji z KSeF), zawiera także pozycje opcjonalne. Ich wykonanie zależy od konkretnego procesu i produktów faktoringowych obsługiwanych w organizacji faktora. To już dosłownie ostatni moment przed wejściem obowiązkowego stosowania KSeF w życie. Mamy nadzieję, że poniższa lista pozwoli odetchnąć z ulgą, że wszystko jest już gotowe lub zainspiruje do przemyśleń, jak jeszcze lepiej zorganizować procesy związane z faktoringiem.

Faktor

• dostosowanie systemów informatycznych do integracji z KSeF poprzez narzędzia/systemy integrujące (tzw. konektory) lub dodanie generowania aktualnego schematu XML faktury 
• zmiana procesu wystawiania faktur usługowych (własnych) z uwzględnieniem wystawienia ich w KSeF i pobierania identyfikatora KSeF (ewentualnie również XML oraz UPO)
• zmiana procesu wystawiania korekt do faktur usługowych z uwzględnieniem wystawienia ich w KSeF
• zapewnienie obsługi awaryjnego wystawiania faktur i korekt za usługi faktora w sytuacji, gdy KSeF nie działa
• umożliwienie zapisywania numeru KSeF na fakturach usługowych, (ewentualnie również XML i UPO) oraz dodanie prezentowania wizualizacji faktur i korekt na bazie strukturalnego XML z KSeF
• zapewnienie, aby systemy informatyczne faktora generowały faktury i korekty przeznaczone do wysyłki poza KSeF z kodami QR pozwalającymi odbiorcy łatwo sprawdzić, czy faktura jest prawdziwa i poprawna,
• umożliwienie podawania numeru KSeF (identyfikatora KSeF) w ramach wierzytelności zgłoszonych  do programu faktoringowego, a także wyszukiwania wierzytelności po tym numerze czy kontroli duplikatów
• zaktualizowanie odpowiednio umów lub regulaminów do umów faktoringowych, m.in. o zapis dotyczący obowiązku przekazywania numeru KSeF wraz ze zgłaszaniem wierzytelności faktoringowych oraz zgłaszania faktora jako “trzeciej strony” w rozumieniu KSeF (pole Podmiot 3 z rolą “Faktor”)
• umożliwienie klientowi faktoringowemu (faktorantowi) pobierania jego faktur zarejestrowanych w KSeF poprzez system faktoringowy (funkcjonalność systemu faktoringowego)
• dostosowanie mechanizmów rozpoznania, skojarzenia i rozliczania faktur tak aby wykorzystywały  w tym celu identyfikator KSeF
• umożliwienie weryfikacji istnienia faktury w KSeF przy jej imporcie czy wprowadzaniu do systemu faktoringowego 
• wykonanie weryfikacji przed uruchomieniem finansowania, polegającej na sprawdzeniu czy faktura istnieje w KSeF oraz – w idealnej sytuacji – dodatkowej weryfikacji, czy nie wystawiono korekty do tej faktury (wymaga zgłoszenia faktora jako Podmiot 3 na dokumencie korekty do faktury)
• zapewnienie, by archiwum i mechanizmy archiwizujące były zdolne do przechowywania dodatkowych danych związanych z obsługa faktur za  pośrednictwem KSeF

Faktorant

• ogólne zapewnienie możliwości automatycznego zgłaszania i pobierania powiązanych faktur z KSeF, w tym pobieranie faktur faktoringowych wystawianych przez faktora
• przekazywanie numeru KSeF (identyfikatora KSeF) do systemu faktoringowego faktora; może to wiązać się z koniecznością rozbudowania plików eksportu czy dokonania zmian w bezpośrednich połączeniach systemowych (API) między systemami faktoranta i faktora
• zgłoszenie faktora jako upoważnionego do pobierania faktur z KSeF poprzez elektroniczne nadanie uprawnień w KSeF dla NIP-u faktora 
• prawidłowe uzupełnienie schematu faktury przesyłanej do KSeF, w tym oznaczanie na wystawianych wierzytelnościach faktora jako “trzeciej strony” (pole Podmiot 3)

Kontrahent – odbiorca

• ogólne zapewnienie możliwości automatycznego zgłaszania i pobierania powiązanych faktur z KSeF, w tym pobieranie faktur faktoringowych wystawianych przez faktora

Kontrahent – dostawca

• ogólne zapewnienie możliwości automatycznego zgłaszania i pobierania powiązanych faktur z KSeF, w tym pobieranie faktur faktoringowych wystawianych przez faktora
• przekazywanie numeru KSeF (identyfikatora KSeF) do systemu faktoringowego faktora 
• w ramach weryfikacji wierzytelności, zapewnienie możliwości przekazywania potwierdzenia przyjęcia faktury do KSeF poprzez UPO
• zapewnienie możliwości pobierania faktur z KSeF (faktury faktoringowe wystawiane przez faktora).

Dodatkowo warto pamiętać, że w przypadku awarii KSeF po stronie Ministerstwa Finansów, uczestnicy procesu muszą posiadać procedury wystawienia faktur w trybie offline (z kodami QR) i ich późniejszego “dosłania” do KSeF w ustawowych terminach.

BMS oferuje faktorom system IZYDA – autorskie, kompleksowe rozwiązanie do obsługi procesów i produktów faktoringowych. IZYDA umożliwia m.in.:  

• Zdalne tworzenie i aktualizację parametrów umowy oraz kontrahentów
• Automatyzację i ujednolicenie procesów
• Obsługę umów wielowalutowych i wieloproduktowych
• Indywidualną konfigurację kontrahentów
• Obsługę wielu segmentów klientów
• Sprawną komunikację między faktorem, klientem i kontrahentami.

Dostosowując IZYDĘ do nowych wymogów KSeF postawiliśmy na zapewnienie faktorom możliwości wykorzystania szans, jakie KSeF przed nimi otwiera. Dostosowanie systemu uwzględnia zmiany w obiegu dokumentów, weryfikacji wierzytelności, rozliczeniach oraz obsłudze identyfikatora KSeF. System  jednocześnie wspiera dalszą automatyzację procesów i ograniczenie ryzyka operacyjnego. 

W integracji z KSeF IZYDA wykorzystuje opracowany przez BMS uniwersalny konektor do KSeF. Może on być wykorzystywany również przez inne systemy. Dzięki temu klienci BMS mogą wdrożyć KSeF w sposób uporządkowany, skalowalny i bezpieczny, traktując go nie tylko w kategorii obowiązku regulacyjnego, lecz również jako element nowoczesnego, cyfrowego faktoringu. 

Zapraszamy do kontaktu: https://bms.com.pl/kontakt/